Retningslinjer for DHE Træf 2018 deltagere

 
 

Tak for din interesse og deltagelse ved et DHE Træf- Vi glæder os meget til at byde dig velkommen og gør os umage for at give dig en rigtig god oplevelse!

Da vi er mange folk på pladsen er det vigtigt at alle er bekendte med et fåtal af regler som vi mener danner rammen om et succesfuldt træf. Vi beder dig derfor læse nedenstående retningslinjer grundigt igennem, og er der info du ikke forstår, eller har du spørgsmål så bedes du rette henvendelse til traef@denhelekevipage.dk for uddybende forklaring!

Hos Den Hele Ekvipage bestræber vi os altid på at give dig den bedste oplevelse til DHE Træf.

Derfor står vores sekretariat klar til at hjælpe dig hvis du har spørgsmål.

Hvem kan deltage:

Du kan deltage uanset om du er medlem af en DRF klub eller ej, uden risiko for eksklusion. Læs evt. DRF reglement punkt. 22.7 Du kan også deltage til træf uanset om du er barn eller voksen, og uanset hesteraceJ

Ankomst m. hest:

Ankomst kun i det for træffet angivne tidsrum. Følg skiltene til aflæsningspladsen. Du anvises indkvartering til både din hest og dig selv. Infomateriale udleveres ved ankomst.

Ankomst/indkvartering af Campister:

Ankomst kun i det for træffet angivne tidsrum. Infomateriale udleveres ved ankomst. Bilen må IKKE køre ind til teltpladsen.

Parkering: Parkering kun tilladt i vores P-områder. Der anvises p-plads af vores DHE-hjælpere.

Overnatning og forplejning:

Al overnatning på eget ansvar, overnatning i eget medbragt udstyr. Inkluderede måltider er angivet i prisliste for det pågældende arrangement. Måltider afvikles i henhold til dagsprogram og tidsplan for det enkelte træf. Overnatning i telt, campingvogn og trailer tilladt. Ikke tilladt at overnatte i bil eller trailer på P-plads.

Dyrene til DHE Træf

Generelt om alle dyr på pladsen:

Alle dyr på pladsen skal kunne håndteres på almindeligt dagligdags niveau og må ikke udgøre fare for andre dyr eller mennesker.

Heste med udfordrende adfærd i form af problemadfærd er velkomne efter speciel aftale med DHE Træf Teamet.

Alle dyr skal være sunde og raske ved ankomst til pladsen.

Alle dyr skal være forsikrede iht. gældende lovgivning. Vaccine anbefales men er ikke et krav – er du i tvivl om hvad det har af betydning for dig så konsulter egen dyrlæge. DHE Træf fralægger sig ethvert ansvar for skader påført på dyr, mennesker og udstyr.

Hunde:

Hunde er velkomne både som besøgende gæst, eller hos de overnattende deltagere. Hunde føres i snor på pladsen. Hundens overnatning er tilladt i telt eller bil, dog ikke udendørs i teltområdet af hensyn til evt. gøen. Hunden skal være almindeligt socialiseret til andre hunde og dyr i øvrigt. Efterladenskaber opsamles og smides i dertil egnede skraldespande.

Heste:

Der skelnes ikke imellem pony og hest i deltagelse af aktiviteter og tilmelding.

Hestens alder refererer til kalenderåret. Heste, som i kalenderåret fylder 2 år, er velkomne på pladsen for at opnå miljøtræning. Ønsker du at medbringe yngre hest skal dette foregå efter aftale med DHE træf teamet.

  • Heste som i kalenderåret fylder 3 år, kan kun deltage i klasser fra jorden og kan ikke rangeres.
  • Heste som i kalenderåret fylder 4 år, kan deltage i både discipliner fra jord og ryg, dog maks. middelniveau og kan kun rangeres i klasser fra jorden.  
  • Heste som i kalenderåret fylder 5 år kan frit deltage i discipliner fra ryggen og fra jorden, og kan rangeres i begge.
  • Heste med udfordrende adfærd i form af problemadfærd er velkommen efter specialaftale med DHE træf teamet.
  • Hesten må kun starte 5 klasser pr. dag i alt, på tværs af alle konkurrencer til træffet.

Hingste:

Hingste er velkomne. Alle Hingste skal være normalt håndterbare og udvise forsvarlig adfærd. Hingste skal stå på boks, og ejer bedes rette direkte henvendelse pr mail til DHE teamet for optimal placering i staldplanerne.

Opstaldning:

Heste opstaldes udendørs i anviste enkelt paddocks på græs-dette er inkl i prisen for almindelig fuldplads. Hegnsmateriel til Paddock skal medbringes

Boks kan tilkøbes 850 kr inkl strøelse. Bokse er stævnebokse leveret af Nord Vest – boks bookes ved tilmelding. Hø kan tilkøbes til 4 kr./kg.

Har din hest i øvrigt specielle behov eller ønsker du at have paddock sammen med dine staldkammerater tager vi gerne højde for dette så vidt muligt! Anfør i kommentar feltet ved tilmelding.

Hegnsmateriale til paddock:

Sikkerheden er vigtigst – derfor skal du tage rigeligt hegn og pæle med. Husk at du måske skal ha flere tråde på dit hegn-så husk at tage samme antal ledhåndtag med. Hegnspælene skal være plastik eller træ- dvs TENTOR stål IKKE tilladt! Husk rigeligt med isolatorer.

Ønsker du ikke at medbringe egenhegn kan du booke en færdigt opsat paddock på stedet når du tilmelder dig- du kan også købe hegn på pladsen hos Lime Hegn som udstiller.

Generelt:

Udmugning Hø og Halm:

Alle er ansvarlige for udmugning af egen boks og/eller fold! Da vi forhåbentligt har rigtig mange besøgende gæster i løbet af dagene ser vi gerne at alle bokse og folde holdes præsentable, og rengjorte, HUSK at sørge for din hest har vand hele tiden! OBS: Udefolde SKAL udmuges. Vil du undgå ventetid på trillebøre og grebe så medbring hjemmefra. Der er strøm på alt hegn, har din hest brug for specielle forhold medbring da selv ekstra batteri-elhegn.

Tilmelding og Betalingsregler:

Køb af plads via hjemmesidens indkøbskurv.

Ved framelding efter tilmeldingsfristens udløb refunderes 50% af plads bookingen.

BOKS BETALING REFUNDERES IKKE. KLASSE BETALING REFUNDERES IKKE.

Omrokering af tilmeldte klasser kan foretages indtil 14 dage før arrangementet. Ved framelding af enkelte klasser efter tilmeldingens udløb refunderes betaling ikke.

 

Instruktør / Open deltagelse:

Open deltager er betegnelsen på en Professionel. En deltager er professionel når vedkommende underviser eller træner heste mod betaling. Open deltagere konkurrerer kun imod andre Open deltagere i særskilt rangering. OBS: der kan kun rangeres hvsi der er min. 3 tilmeldte Open deltagere i samme klasse.

Hjælp på konkurrence banen:

I intro klasser er hjælpere og hjælpeheste tilladt med på banen, i let klasser er hjælpeheste tilladt med på banen. I øvrige klasser deltager ekvipagen alene på banen, er der brug for hjælp ved eksempelvis seperationsangst eller ung rytter, noteres i kommentarfeltet. Forekommer akut behov under Træf dagene meddeles det i sekretariatet.

Dresscode:

Vi ligger op til at der gøres noget særligt ud af påklædningen! For at give tilskuerne noget ekstra at se på skal følgende dresscode overholdes: Generel Dresscode med mindre andet er anvist for den enkelte klasse: Lang buks eller lang nederdel. Top med ærmer som minimum skjuler skuldre. Lukkede sko ved håndtering af heste alle steder på pladsen!

Følgende klasser med speciel Dresscode:

AGILITY/TRAIL:

Udklædning er tilladt!

Rangering:

Der rangeres for hver 3 deltagere til og med 5. plads. OPEN deltagere rangeres i egen række, hvis de er placeret i top 3 totalt i klassen. Der rangeres ikke i følgende klasser; AID klasser, Show klasse HiH Fundament klasse HiH Harmoni klasse Håndhest klasse Agility og Trail Barn.

Ved discipliner med mindre end 3 deltagere på et niveau, rangeres niveauerne mod hinanden, bedømt ud fra procent.

Udklasning:

Fra 2014 indføres udklasnings system for alle klasser og gældende for alle ekvipager, dvs. uanset resultater til og med 2013. En ekvipage er udklasset ved opnåelse af 2 ridt til 75%, uanset tidshorisont.

Aflysning af klasser:

Klasser aflyses som udgangspunkt ved mindre end 3 startende.

Startlister:

Startlister offentliggøres og rundsendes til gennemgang efter tilmeldingsfristens udløb. Kommentarer hertil fremsendes pr mail. Deltagere er selv ansvarlige for at de er placeret i de korrekte klasser. Der kan ændres i startlister indtil 14 dage før det pågældende arrangement. Så vidt muligt tages højde for at en deltager kan starte i 2 klasser som foregår sideløbende på to baner. Bliver deltageren forsinket og ikke når til start gives mulighed for at starte sidst i klassen – deltageren skal henvende sig direkte til dommeren!

 

 

Udstyr:

Vi anbefaler til enhver tid brug af ride hjelm. Ride hjelm er påbudt for unge under 18. Hvis ikke andet fremgår af klassebeskrivelsen, må der benyttes valgfrit udstyr. I klassebeskrivelserne står anbefalet udstyr beskrevet. I løsarbejdsklasserne må hesten bære en snor om halsen og/eller en grime uden tov i. Al udstyr skal tilgodese hestens ve og vel og bruges derudfra med mindst mulig gene for hesten. DHE Træf Teamet forbeholder sig ret til at råde og vejlede hvis vi vurderer at udstyr bruges forkert eller ikke er passende til ekvipagen. Opleves der uheldig brug af udstyr, bedes man kontakte sekretariatet, hvorefter en fra teamet vil vurdere situationen.

 Vi forventer at der udvises hjælpsomhed, forståelse og godt sportsmandskab.

DET MED SMÅT:

DHE Træf teamet forbeholder sig ret til at rådgive, vejlede samt i sidste instans bortvise dyr eller mennesker med uhensigtsmæssig adfærd på pladsen. - Dommere forbeholdes ret til at stoppe et ridt på banen hvis det vurderes, at udstyr eller hjælpere bruges overdrevent. - Al færden og ophold sker på eget ansvar for både personer og dyr. DHE Træf Teamet og bestyrelsen for foreningen for DHE Træf, hæfter ikke for skader opstået på deltageren, tredje mand, dyr, eller personligt udstyr.

Oprydning på pladsen og hjemrejse:

Vi henviser til at alle benytter de opstillede skraldeposer i konkurrence- udstiller- og campist område.

Startnumre afleveres i sekretariatet, ved bortkommet start nummer faktureres 150kr

Søndag morgen serveres fælles morgenmad, hvorefter vi ved fælles hjælp for ryddet en helt masse op, pakke telte ned, pakke borde bænke og baner mv. Kl 11.00 serveres ”Gå hjem mad”, der siges tak for denne gang – og på gensyn næste gang!

Vi glæder os til at se dig til et fantastisk arrangement!

De varmeste hilsner,

Bestyrelsen for Foreningen for DHE Træf og DHE Træf Teamet

 

 

Retningslinjer for udstillere

DHE træf

Retningslinjerne for udstillere er gældende for udstillere samt besøgende i udstillerområdet. De skal til enhver tid følges, da det bl.a. er iht. gældende lovgivning. Retningslinjerne vil blive håndhævet af DHE Træf Teamet.

Priser

Stand: 3 m x 3m stand, 1500 kr.

Tilkøb af ekstra stand 3x3 til 700 kr 

Prisen er inkl. 1 fuldplads uden hest. Der kan tilkøbes ekstra udstiller fuldplads for 500. pr person.

Strøm: 150 kr.
 

Tilmelding

Der tilmeldes og betales elektronisk via foreningen-dhetraef.dk

https://www.foreningen-dhetraef.dk/billetter-dhe-traef/stand-udstiller

 

Stand-område og stand-størrelse


Standfacade: 3 m. 
Standdybde: 3 m.

Materialer

Medbring selv udstyr, borde, stole, kabelruller osv.
OBS: Der må grundet gældende lovgivning IKKE overnattes i udstillerområdet.

Bemanding af stand

Konkurrencer starter hver morgen kl. 08.00.
Stande skal være bemandet fra kl. 10.00 - 17.00. Må dog gerne stå ubemandet i ”pauser” såfremt næste bemandings klokkeslet er angivet på standen.

Opsætning/nedtagning


Torsdag i tidsrummet kl. 10.00 - 17.00.
Fredag morgen i tidsrummet kl. 7.30 – 9.30
Lørdag morgen i tidsrummet kl. 7.30 – 9.30.

Nedtagning af stande må tidligst ske lørdag kl. 17:00

Ankomst

Ved ankomst i indgangens bemandingstid udleveres al info materiale.
Ved ankomst udenfor indgangens bemandingstid skal der ske henvendelse i sekretariatet.

Parkering

Det er tilladt at køre op og aflæsse materialer under opsætning. Efter kl. 10 skal kørsel på pladsen begrænses mest muligt af hensyn til heste og gæster.

Parkering af køretøj, skal være på parkeringspladsen.

Salg af mad og drikkevarer

Der må ikke sælges eller uddeles mad eller drikkevarer af nogen art fra standen.

Strømforsyning

OBS: Medbring selv kabelrulle min. 25 m.!

Af hensyn til Brandreglerne er det IKKE tilladt at have rum-opvarmning, kogeapparater og lignende!

Overnatning

Overnatning på udstillerområdet er ikke tilladt af hensyn til brandregler. Overnatning vil ske på campingområde.

Brandsikkerhed

Alle veje og gangarealer skal holdes fri for udstillede varer osv. Brug af al åben ild, grill og lignende i og ved standen er strengt forbudt.  Standens bagområde skal kunne fungere som flugtvej og skal derfor holdes passabel.

Affald

Affald skal på standen opbevares i dertil egnet container med max rumindhold på 1 kubikmeter. Affald skal tømmes mindst 1 gang dagligt og senest ved dagens lukning af standen. Affald henkastes i de dertil egnede storcontainere. 
Standen skal afleveres i rengjort og ryddet stand senest førstkommende søndag kl. 12.00.

Ansvar og forsikring

Opstillede stande er under stand-ejerens ansvar og forsikring.

Workshops

Ønsker du at lave demo og/eller workshop i løbet af weekenden, skal du angive dette i kommentarfeltet. HUSK: Overskrift og kort beskrivelse samt gerne flere ønskede tidspunkter- anføres i kommentar feltet. DHE teamet forbeholder sig ret til at fordele tidspunkterne, men forsøger naturligvis at opfylde dit ønske.

Workshop vil foregå i den dertil egnede opvisningsbane. Lydanlæg vil være til rådighed. Varighed 20-30 min.

Deltagelse med hest

Selvom du er udstiller, er det også muligt at medbringe hest – enten for hyggens skyld eller for at deltage i konkurrencerne. Du skal blot sørge for at standen er bemandet i det tidsrum, du ikke selv er til rådighed. Ønsker du at deltage med hest, skal du foretage separat tilmelding via foreningen-dhetraef.dk

Sponsor

Til DHE træf søger vi en række sponsorer. Se hjemmesiden foreningen-dhetraef.dk for mere info. Man kan også skrive en mail til info@dhetraef.dk

PR og markedsføring

Som udstiller vil du blive nævnt på vores hjemmeside med navn og kort beskrivelse. Denne beskrivelse SKAL modtages via kommentarfeltet under tilmelding.

Der vil blive foretaget generel markedsføring via flyers, plakater og web reklame – ønsker du at vi skal uddele dine flyers til deltagerne i vores ankomstmateriale, send os da venligst en mail på info@dhetraef.dk

Vi håber, at du på din hjemmeside vil gøre opmærksom på, at du og dit firma kan træffes på DHE træf med et link til siden foreningen-dhetraef.dk

 

Du er altid velkommen til at kontakte os på mail: info@dhetraef.dk

Vi glæder os til at møde dig til et fantastisk arrangement!
DHE Træf Teamet